派遣される運転手の教育が行き届いているかは、安全で快適な車内空間による役員送迎を成功させる重要なポイントです。企業のトップ付きの運転手として求められる、安全運転技術や秘書レベルのマナー、地理知識、徹底した守秘義務、臨機応変な対応など、それぞれの車両運行管理会社が運転手育成にどのような教育研修を行っているかは、契約前に必ず確認したい項目です。
ここではどのような理由でそれぞれの教育研修が必要なのかを理解した上で、具合的な内容の説明も行っていきます。
運転手を運行管理会社から派遣するメリットは様々です。在籍運転手が多ければ、それだけ役員と相性の良い担当が見つかります。また特別な運転技術やマナー教育を受けた役員運転手のプロであること、事故の際の処理も運行会社の事故として処理をしてくれることも魅力的なポイントです。
コストや労務管理などの業務負担の削減も期待でき、頻繁にサービスを必要としない場合は、スポット利用によりそのメリットはさらに大きくなります。
様々な理由から、役員運転手をクビにしたいと感じることもあるでしょう。例えば基本事項である安全運転やマナーがなっていない場合、服装などに清潔感がなく企業の役員車の運転手としてふさわしくない場合、守秘義務が徹底されておらず機密情報漏洩のリスクがある場合、臨機応変な対応ができない場合などがこれに当たります。また役員との相性が問題になることもあります。
事前のマッチングや早い段階での見極め方も含め、失敗しないためのポイントもご説明します。
第一種や第二種普通免許は当然のことですが、役員運転手にはそれ以上の資格やスキルが求められます。安全運転管理者の資格も運行管理を行う上で必要です。万が一の事故や乗車中の役員の体調不良に役立つ救命技能資格も、運転手として取得しておくべき資格と言えます。
またホームヘルパー資格というものがありますが、実は怪我や病気で通院する必要性のある役員をサポートできる重要なスキルです。他に秘書検定による接客マナー・身だしなみや英会話なども役員運転手が必要な資格とされています。
役員運転手選びで失敗しないためにはいくつかポイントがあります。そもそも、運転手選びで失敗したと感じるパターンとしては、運転技術が低い、役員との相性が悪いなどさまざまなものがあります。今後役員のスケジュール管理をスムーズに行うためにも、優れた役員運転手を探したいものです。
そのためには、過去の経験や性格をチェックすることが非常に大切です。あらかじめ確認できる部分については十分に確認し、失敗のない役員運転手選びを行いましょう。
役員への専属運転手として、役員運転手とハイヤーのどちらが良いかという疑問が出てくる場合もあるかもしれません。この2つには、「役員を乗せ、目的地まで時間通りに送り届ける」と行った基本的な役割は同じであるものの、車両ナンバーの色や必要な免許、業務・勤務形態といった部分に違いがあります。このような違いやメリット・デメリットを確認した上で、自社では役員運転手とハイヤーのどちらの形態を選択するのかを考えてみてはいかがでしょうか。
役員運転手の仕事は、役員の送迎だけではありません。送迎に用いる車両の整備や掃除も大切な仕事です。送迎する役員が車内で快適に過ごせるように車内を清潔に保つのはもちろんのこと、車両の汚れなども常にきれいにしておく必要があります。
ほかにも、役員の送迎をスムーズに行うために、交通情報の把握することも役員運転手の重要な仕事です。送迎先が初めて行く場所なら、あらかじめ到着までにどのくらいの時間がかかるかを調べておくのも大切でしょう。
役員運転手の契約形態には、スポット契約と定期契約の2種類があります。スポット契約は1日単位、もしくは時間単位での契約形態で、必要なときにのみ利用するという形です。一時的な送迎やイベントの際の送迎などに適した契約形態だと言えるでしょう。
一方、定期契約は月極、もしくは年単位の長期間に渡る契約形態です。頻繁に送迎の必要性がある場合や、業務上出張が多い場合、取引先が遠方にある場合などに適した契約形態です。これらの契約形態を上手く使い分けるのが、役員運転手サービスをお得に利用するためのテクニックと言えるでしょう。
役員運転手の料金は、基本料金以外にもさまざまな内訳があります。規定の業務時間を超過した際の超過料金、送迎が深夜の時間帯になった場合の深夜料金、走行距離に応じてかかる走行料金、宿泊が必要になった際の宿泊料金などがあります。これらの料金は役員運転手の派遣会社によって金額が変わるので、事前に調べてお得なところを見つけましょう。
また、定期契約の際には月額料金がかかります。月極の定期契約は一般的に1ヶ月単位の料金がかかることになり、その相場はおおよそ45万円程度となっています。
※参照元：セントラルサービスグループ公式サイト（https://www.central-service-group.jp/info/2021/0420172800193.html）
役員運転手が合わない場合は、変更できる会社がほとんどです。追加料金もかかりません。変更するタイミングは、役員と運転手の相性が合わないときや役員の変更があったとき、転居などでエリアが変わったときなどがあります。
依頼側の都合とは別に、運転手が仕事を辞めて変更になることも。良い運転手でも必ず継続してもらえるわけではありません。業者によってはお試し期間やスポット契約ができることがあります。変更の手間を減らすためにも活用したいです。
特定の役員専用なのか複数名で使用するのかなど、状況によって選ぶべき車種は異なります。しかし、基本的には役員の好みと予算を考慮して選ぶことになるでしょう。そして、役員の立場に相応しい車種であることが大切です。
国産車か外国車かを決めて、役員車として人気の車種から選ぶのがおすすめ。トヨタのセンチュリーやレクサスLSなどが人気です。場合によっては取引先や系列会社との関係性を考慮して選ぶ必要もあるかもしれません。役員運転手サービスを利用するときは、どのような車種を取り揃えているか確認しておくと安心です。
役員運転手派遣サービスは、慎重に選ぶ必要があります。企業によって、サービスの内容やクオリティが異なる場合が多いからです。似た内容でも大きな価格差があることも。中には質と料金が見合っていないサービスもあります。複数の企業のサービス内容と料金を比較して判断してください。
業界全体の課題として、運転手不足があります。人員が少ない企業は、依頼しても断られるケースがあることは覚えておくといいでしょう。契約期間も企業によって異なります。いいサービスはあるので、慎重に選んでください。
役員運転手派遣サービスを利用する場合には、契約までどのような流れで進むのかを知っておきましょう。大まかな流れを知っておくことによって、サービスの利用開始までスムーズに進めることができるかもしれません。
また、契約時に注意しておきたいことについても記事中で触れています。
特に、急いでサービスを利用開始したいと考えている場合には、しっかりと流れを確認しておくことがおすすめです。
役員運転手派遣サービスを利用する場合には、さまざまな疑問が出てくる場合があります。例えば「車は用意してもらえるのか？」「配属された運転手が休暇を取る場合があるのか？」「運転手の変更は可能か？」など、特に初めてサービスを検討する場合には、疑問点が多く出てくるでしょう。
こちらの記事では、そのような疑問についていくつか解説を行っていますので、サービス検討のヒントにしてみてください。
役員が社有車を使って通勤できるのかという点については、まず社内規定を確認すること、私的利用に当たらないかどうか担当税理士と相談するなどさまざまな検討が必要になります。
また、事故のリスクなどを考えると、役員運転手を雇用するという方法も。ただしこの場合にも、メリットとデメリットの両方をよく考えた上で検討する必要があるといえるでしょう。もうひとつの方法として、役員運転手派遣のサービスを利用する、という手もあります。
役員車の利用を検討する際には、メリットとデメリットの両面を知った上で検討する必要があります。リスク回避や役員が時間を有効に使える、節税といったメリットがある反面、コストがかかるといったデメリットもあります。
ただ、やはり役員車の利用には多くのメリットがあります。そんな時には役員運転手の派遣サービスを利用することで、役員車のデメリットをカバーできるという点を考慮に入れながら検討するのがおすすめです。
女性の役員運転手を雇用する際は、役員が女性である際に安心感を与えることができます。柔らかい印象を与えられるので、移動中はリラックスして過ごしたい役員からも人気を集めています。とはいえ、男性役員運転手が多い業界のため、女性の役員運転手を集めるのは難しいケースも。
特に、家庭を持つ女性にとっては、勤務時間がネックになる恐れがあるでしょう。女性の役員運転手を増やしたいなら、雇用・労働条件の見直しが大切です。家庭を持つ女性が勤務を継続できるように、残業や休日出勤を見直すと良いでしょう。集まらない場合は派遣会社に依頼するというのも一つの選択肢だといえます。
中小企業でも役員運転手に依頼するメリットはあります。役員が現場まで赴く機会が多い場合は、外部に運転を委託することで、移動中も業務時間に当てられるようになります。とはいえ、外注するとランニングコストがかかるというデメリットも。自社の社員が運転するときにかかる人件費や労働時間と、役員運転手に依頼する際のコストを比べて、より良い方法を選択すべきでしょう。
役員運転手を自社で雇用するというのも一つの選択肢としてありますが、自社で雇用すると雇用保険や福利厚生などを整備する必要があり、かえって高くつくケースもあります。派遣会社に依頼するほうが、コストを抑えやすいといえます。
役員運転手は役員の予定に合わせて勤務するため、待機時間が長くなったり、勤務時間が断片的だったりと、長時間労働になる恐れがあります。断片的な勤務スタイルの場合は、断片的労働の適用除外制度を活用することが大切です。断片的労働の適用除外制度を活用すると、36協定で定められる労働時間規制の対象外として扱われます。
とはいえ、実作業が断片的で、待機時間が実作業時間より長くとも、実作業時間は計8時間以内に収めなくてはいけません。
役員運転手に依頼する際は、派遣業務と請負業務と2種類のタイプから選択できます。一般労働派遣とは派遣会社と企業の間で労働派遣契約を締結するため、長くて3年までしか同じ派遣労働者を雇用することはできません。自社でドライバーを抱えない分、人件費が削減でき、労務管理の手間を省けるメリットが得られます。
対して請負業務は、企業と請負業者が契約を結び、ドライバーが配置されます。派遣と異なる点は、業務指示は請負業者が出すため、企業はドライバーの業務管理まで行う手間がかかりません。
役員運転手は、外部へ委託できますが、自社採用することも可能です。自社採用する際は、正社員や契約社員で雇用するケースが多いでしょう。自社が求める運転手を採用できるメリットがあります。
ただし、自社で雇用する分、業務管理や教育、労務管理まで一貫して対応する手間がかかります。給与や労務関連の費用を合わせると、年650～800万円近くかかるケースも。コストや手間を考えて、運転を外部委託する企業が増えています。外部委託なら、いつでも質の高いサービスを受けられるでしょう。
ゴルフ送迎で役員運転手を利用すると、ゴルフバッグの積み下ろしまで任せられるので、行き帰りの負担が軽減するメリットが得られます。運転を外部に委託できるため、接待での飲酒も可能になります。
また、いつでも質の高いサービスを受けられるので、取引先が同乗する際も粗相をしてしまう心配が少ないでしょう。状況に応じて対応してくれるため、円滑に目的地まで送迎してもらうことができます。ゴルフや経済、社会情勢など専門的な話題にも対応しており、ゴルフが終わった後も、会話を楽しみながら目的地まで迎えるようになります。
旅行で役員運転手を依頼すると、交通機関を利用しなくて済むメリットが得られます。密集する交通機関の利用を避けることで、ウイルス対策になるメリットも。
また、道路状況を把握しているので、混雑を避けたり、不足の事態にも柔軟に対応してくれたりする利点があります。特にコロナ禍では一時休業やイベントの中止といった予測できない事態が起こる可能性があるので、臨機応変に対応してくれるプロのドライバーに依頼すると安心です。
役員運転手は、その業務内容の性質上、どうしても企業の機密情報を知ってしまうことがあります。その情報に特に重要性を感じなかったからといって口外してしまうようなことがあれば、企業にとって大変な損失を招く結果となる可能性もあります。ですから、役員運転手には、守秘義務を遵守してもらうことが非常に重要です。
守秘義務を徹底することで防ぐことができるトラブルはたくさんあります。株価の変動などを含む、いくつかのトラブルについてみていきましょう。
コロナなどの感染症対策として、役員運転手に送迎の仕事を依頼することにより、さまざまなメリットを得られます。バス・電車などの公共交通機関を利用して通勤したり、移動したりするとなると、時間によってはかなりの人混みが予想されます。マスクをしていたからといって、必ずしも感染を防げるとは言い切れません。
そのような密集した状態を避けるという意味においても、役員運転手を使って目的地まで送ってもらうことは、リスクを軽減する方法であるといえます。
役員車を入手する方法は、購入かカーリースが一般的です。経費については役員車の入手方法によって変わるため注意してください。
役員車をカーリースで入手すると月額で定額料金が発生し、全額を経費として計上することが可能です。月々が定額なうえに保険料や税金も利用料に含まれているため、煩雑な経費処理を簡素化することができます。ただし、走行距離に制限があったり中途解約をすると違約金が発生することもあります。カーリースと購入のメリットデメリットを踏まえたうえで、最適な入手方法を選びましょう。
2019年に働き方改革が改訂され、役員運転手の働き方も見直されてきています。待機時間が長く実作業が間欠的な役員運転手にとって、働き方改革を遵守することは難しい問題でしょう。
しかし、違反すると罰則を受けるだけでなく、会社の信用を失う事にもつながりかねません。役員運転手の働き方を見直す方法としては、運転手の増員や役員運転手を派遣する派遣会社を利用する方法などが考えられます。状況に合った方法を検討し、働き方改革を守るための役員運転手の働き方を見直しましょう。
役員車のドライバー選びの記事一覧
しっかりした教育制度を前提としたうえで、それぞれ費用・人材・融通でおすすめできる役員運転手サービス3社を紹介しています。
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※対応できるサービス例：トランスアクトは秘書業務、総務業務、簡単なお買い物の3例。トータルドライバーサービスは簡単な秘書業務、総務業務、英会話対応の3例。
※スポット料金：トランスアクトは38,500円～、ボランチは31,900円～（9h利用・法人の場合。すべて税込）
※掲載されている各情報は2021年9月1日時点のものです。
